聯強EMBA~主管的部門運作管理




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此篇轉載文章作者-杜書伍為聯強國際集團總裁兼執行長」

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藤有閱讀過很多杜先生的文章,很多觀念及知識都是向他學習,這種東西是外面學不到的,如果您也是資訊人員, 也來一起吸收吧!
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主管的部門運作管理
06.08.2010
作者:杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)

  一般的主管經常只 是很單純地認為,管理一個部門就等同於管理一群人,主管的職責就是不斷地分派、指示工作與計畫。而部門內的成員,則是一次又一次被動地接受所分配到的工 作,然後加以執行;如果遇到問題無法解決,便回頭尋求主管的協助,主管則是見招拆招,針對每一次不同的狀況即時地個別裁示。許多主管都是用這種模式在管理 部門,形同「一人部門」。

  在這種管理方式下,由於部門的運作缺乏系統性、結構性的分工,很容易形成每個部門成員一直處在不斷接獲新的 工作分派、不斷處理新的「個案」,導致每個成員的角色定位與執掌分工不明確的狀況。而主管則陷入不斷指派工作、不斷解決部屬所產生的問題,每天忙得不亦樂 乎,名符其實地成為部門的「靈魂」,顯得自己很忙、很重要、很有貢獻,部門一日沒有主管便無法運作。這種管理模式,可說是一種嚴重的錯誤, 不僅部門成員的專業性不易提升,且部門運作容易陷入混亂。

  有效管理一個部門的方法可分為兩個層面,首先,必須依照部門在整個組織當中 所扮演的角色來建構整個部門的運作系統與制度,並且將部門內的各個運作予以模組化;之後,再根據此一架構指定部門內成員的工作職掌。也就是說,要讓 每一位成員所扮演的角色,都能夠在部門的整個運作當中,找到一個明確的定位,以及與其他成員之間的相對位置,如此才能避免分工不清的情況發生,以 及「三不管地帶」的出現。緊接著,主管還必須針對每一個模組,設計出每一位成員(或部門內每一個功能運作)的細部作業方式與方法,如此,每 一位成員的工作才能夠有效率,並且達到一定程度的品質要求,同時也讓整個部門的運作形成一套完整的系統,而不是讓每一位部門成員各自為政。

   當主管在設計部門運作流程的同時,也已經能夠大致掌握到重要的運作指標,因此,建立部門運作的管理報表系統,是主管要有效管理一個部門的另一個重 要方法。理論上而言(亦即報表的設計是正確完善的情形下),報表可以充分反映出一個部門的實際運作狀況,透過管理報表,整個部門的運作狀況能夠一 目了然;主管精讀這些報表,即能掌握部門每日、每週、每月的運作狀況,並且從數字的異常來發現問題,進而做出適當的處置。

  就實務上而 言,報表能夠發揮效用的地方非常廣泛。除了從數字的異常變化來發現運作上的問題,尋求解決之外;從報表當中也能夠找出部門運作效能上的瓶頸所在,從而找出 改善的方向;而主管平日的公文簽核當中,也必須透過報表的輔助,來作為裁量的依據。主管對於報表所透露之訊息的掌握程度,影響到此名主管的決策品質與考量 問題的深度,但經常出現的問題卻是,往往報表系統建立起來了,但主管並未花足夠的時間去詳讀報表,如此一來,花再多心力、建立再完善的報表 系統都是枉然!

  主管在建立一個部門的運作與管理體系時,從運作系統的規劃、組織分工,一直到輔導員工準確、踏實地執行,而讓部門運作 進入正確的軌道,這是一個相當耗費時間,且相當需要講求技巧的過程,但這卻是部門能否正常運作的基礎。唯有員工順暢地運作各自的職掌,部門才能產生績效, 報表也才有準確的可靠度,而主管也才有時間與心力從事策略的擬定與專案的規劃。

  當部門的運作系統建構起來、成員的分工清楚,並且運作 順暢之後,再透過管理報表的輔助,則主管平日的工作內容將形成以下的配置狀況:大約花5至10%的時間來精讀報表、發現問題;花30至40%的時間 處理運作上的問題,以及解決員工的個別問題;其餘50至60%的時間,則是用來擬定、推動部門的重要策略與計畫。唯必須注意的一點是,這樣的時間 分配並非固定不變的,比方說,當部門內人員出現流動,有新成員加入時,主管花在輔導員工的時間便會增加。

  如此一來,將可兼顧部門日常 的運作,同時也有充分的時間與心力來規劃、推動專案,以提升部門的整體效能。而避免主管陷入每日窮於應付員工運作上產生的問題;或者如同橡皮圖章一般,日 復一日地忙於公文簽核的動作;又或者,將全部心力投入專案的規劃與推動,埋頭苦幹,卻形成單兵作戰,無暇顧及部門的日常運作,而顧此失彼。 (Y50401)

  (本文取材自「聯強EMBA」,為聯強國際集團內部管理課程主題)






藤曰:

開一間店,通常大都是老闆跟員工在執行作業,
如果所經的業務是老闆跟員工都會的,
員工可以自己處理,老闆可以做其它事,
但如果員工不能處理,老闆就得下場去做。

員工的角色是什麼?分擔老闆的工作罷了~

如果員工資質不好,老闆還得檢查維修狀況,
員工資質好,老闆可以放心交件。

但是好壞各有優缺點,得一一的修正才行,
修正了,也才能看到成果,並給予加薪,
但如果修不正,就持平了。

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