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矩陣管理與矩陣組織 11.25.2008
　　作者／杜書伍（聯強國際集團總裁兼執行長）

　　隨著企業規模的擴大，矩陣管理在組織中的運用就愈加普遍，可以說，幾乎所有稍具規模的組織都屬於矩陣組織，組織中的成員都至少受到來自兩個向度的管制。只不過，一般人都過度僵化於傳統樹枝狀的組織結構，認為一名部屬必定只受一名主管的直接管轄，因而對矩陣管理與矩陣組織無法適應，衍生出管理上的問題。

　　採取矩陣管理的第一個目的，是基於專業化的考量。組織中任何一位成員均非全能，僅能在某些領域中，相對地比其他成員更為專業些，透過組織的設計來強化管理，讓不同領域中相對專業的成員彼此互補，以充分發揮每個人不同的專長，避開各自的弱點，進而讓組織的整體運作效能達到相對最佳化。

　　專業考量之外，矩陣管理也基於分工的需求。一個組織須具備的基本功能不少，若由同一名主管直接掌管不同的功能，時間上並不允許，透過矩陣管理則可達到專業分工的效果。

　　此外，矩陣管理也是因應組織運作統一化的需求而生，讓組織運作得以依循統一的原則。例如，公司的人事制度必須各部門統一，即便因不同職系而略有差異，但仍舊在同一套系統下運作，主管無權在自己領導的部門內，擅自主張另外一套人事制度。基於這些考量與需求，矩陣管理早已存在組織的運作中，甚至普遍到讓人感受不到其存在，因此絕非一套特殊、新創的管理模式。

　　矩陣管理分為多種類型，其一為基本型。以組織中的人事、總務、財務等功能而言，各部門均依循統一的制度運作，在此情形下，其他功能的部門主管並未對其部門擁有百分之百的主導權。當產品規劃部門的主管要進用幹部時，必須遵循人事部門所訂定的規則；其公務報支也必須經由財務部門的核可，否則，將無法進入公司的運作系統。這便是矩陣組織的基本特質，沒有人會質疑這種運作方式。

　　另一種矩陣管理屬於局部型， 其範圍僅及於組織內某些部門間的互動，其產生的灰色地帶較多，也較容易出現問題。例如業務部門的主管雖掌管銷售功能，但其銷售策略卻不能完全自主，必須依 照產品規劃部門訂定的原則，不能為了爭取業績而任意降價；對於客戶的放帳額度與時間，業務主管也必須經過財務部門的同意，不能擅自決定更改。

　　矩陣管理也應用在專案性的組織中，例如，Y2K專案小組的成員來自各個不同部門，包括財務、總務、倉管……等，但是在專案執行期間，所有成員一律由該專案的負責人統轄，與專案相關的事務必須向專案負責人報告，而非向其原屬部門的主管。

　　專案負責人在此不僅握有絕對的指揮權，成員也並非只是個人人力上的「支援」而已，還必須扮演原屬部門對應於專案小組的窗口，原屬部門的主管必須持續掌握由此一窗口傳遞回來的訊息，並採取相對應的配合措施。也就是說，當專案性的任務需求出現時，各部門並非單單派人參與專案小組就算了事，而是必須在該部門的專業功能上，提供一切必要的資源。正因如此，專案才能在各部門同心協力之下，順利地推動。

　 　當組織中有越來越多的矩陣，往往令人感到不習慣，就此而言，組織內的成員必須明確地認知到，整個組織的設計是功能導向，一切奠基於專業化的考量，功能性 單位的主管對其扮演的功能具有百分之百的專業主導權，其他成員必須尊重之，並遵循其設計出來的制度。隨著主導權相對而來的，是對其功能的發揮肩負百分之百 的責任。

　　矩陣就像電波一般，在組織中無所不在，普遍到讓人感覺不到其存在，因此不要用傳統對組織的觀念來看待，認為主管對其部門具有百分之百的主導權。事實上，一名主管能夠順利推動部門的運作，主因在於針對其無法主導的部分，完全遵循功能性單位所主導訂立的制度，一旦違反這些制度，無視功能性單位的存在，部門的運作反而會窒礙難行。

　　此時可能產生的質疑是，功能性單位的專業程度不盡完美怎麼辦？然而，組織中任何功能所謂的專業，都只是就相對專業而言，而沒有絕對專業存在。在公司的團隊運作當中，在某一功能領域相對其他成員專業者，便應取得該領域的主導權，如此方能使組織的運作效能盡可能地提升。

　 　另一方面，功能性政策的形成是一種互動的過程，當功能性單位研擬一項政策時，必須充分瞭解執行單位的執行環境，統合各單位反應的意見，不能閉門造車，如 此才能充分發揮專業；相對地，各執行單位倘若對某項政策感到窒礙難行，或是政策考量不夠周延時，也必須積極主動地與研擬政策的單位協商。不過，在獲致結論 之前， 仍必須依循既有的制度，否則，組織的運作易陷入混亂。

　　組織是由眾多不完美的成員組合而成，其能否完善運作的關鍵在於互補，透過功能性單位與執行單位之間的互動，找出政策、制度上的漏洞，便是以組織的互補效果來補救個人的不完美。在專業與協商的相輔相成下，功能性政策的可行性與涵蓋面將可因此提高、擴大。

　　專業上的互補之外，還有地緣互補的問題必須考量，同樣一個政策或制度，有時會因地緣特性的差異，而必須彈性調整，例如行銷部門設計出來統一格式的店招，高雄與台北適用的尺寸便可能不同，而必須因地制宜。

　 　地緣上的分離，也同時產生矩陣組織的編制問題，例如每個分公司都有帳管人員，其功能運作上的規範係由總公司的帳管部門統一訂定、管轄，但其編制上卻不見 得必然直屬總公司，由於帳管人員屬於常駐性的職位，基於平時管制上的方便，其人事編制上歸屬於分公司較為合適。相對地，如果屬於短期性質，則編制上仍可直 屬總公司，而以派駐方式行之即可。

　　在矩陣組織當中，每一位成員至少受到直屬主管與功能性主管的雙重統轄，其最常出現的問題，包括 因產生的灰色地帶導致兩方面的主管都忽略了管制的義務，或是兩方面的主管爭搶主導權。問題產生的關鍵在於主管對本身的職掌缺乏清楚的認知，並且誤以為管轄 權不是全有、就是全無。此外，來自兩方面的管轄權力之間並無主、輔之分，也沒有位階之分，一切運作均建立在對本身專業的堅持，以及對他人專業的尊重。例如事業群主管基於業務考量欲對客戶放寬授信額度時，便必須得到徵信部門主管的同意，儘管兩者的位階可能差距很大；如果無法說服徵信部門主管，則可利用「Ｚ型溝通」方式，與其上一層主管協商。

　 　當然，並非每一次的協商都可以得到最好的結局，一個好的構想甚至可能因此而被抹煞，但是這卻確保了組織運作的有條不紊；如果為了確保每一個好的創意、構 想都能被付諸實行，反而讓組織陷入混亂，其付出的代價更加龐大。以美國矽谷的管理哲學而言，矽谷是一個高度講求創新的地方，公司可以任由一群人恣意發揮想 像，然而，一旦被視為有發展潛力的創意出現時，卻馬上會被導入一個極為嚴謹的管理體系當中，無論是研發、生產、行銷的規劃均受到嚴密掌控，其道理在於唯有 透過嚴謹的管理，創新的實踐才有機會成真，創新也才會產生價值。好比開花雖美，但別忘了結果才是真正目的。

　　矩陣管理是基於專業、分工與運作統一性的考量而產生，隨著組織規模的擴大，分工日趨細膩，其應用範圍也勢必愈加普遍，因此，組織中每一位成員，無論是主管或部屬，都必須瞭解矩陣組織的原理，適應矩陣管理的模式，才能使組織在擴大之後，仍能保有運作的專業與管理的效率。(Y10129)


　　(本文取材自「聯強EMBA」，為聯強國際集團內部管理課程主題)