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聯強EMBA~主管的部門運作管理

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此篇轉載文章作者-杜書伍為聯強國際集團總裁兼執行長」

此篇轉載文章選自「聯強EMBA」

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藤有閱讀過很多杜先生的文章，很多觀念及知識都是向他學習，這種東西是外面學不到的，如果您也是資訊人員， 也來一起吸收吧！
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主管的部門運作管理 06.08.2010
作者：杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)

　　一般的主管經常只 是很單純地認為，管理一個部門就等同於管理一群人，主管的職責就是不斷地分派、指示工作與計畫。而部門內的成員，則是一次又一次被動地接受所分配到的工 作，然後加以執行；如果遇到問題無法解決，便回頭尋求主管的協助，主管則是見招拆招，針對每一次不同的狀況即時地個別裁示。許多主管都是用這種模式在管理 部門，形同「一人部門」。

　　在這種管理方式下，由於部門的運作缺乏系統性、結構性的分工，很容易形成每個部門成員一直處在不斷接獲新的 工作分派、不斷處理新的「個案」，導致每個成員的角色定位與執掌分工不明確的狀況。而主管則陷入不斷指派工作、不斷解決部屬所產生的問題，每天忙得不亦樂 乎，名符其實地成為部門的「靈魂」，顯得自己很忙、很重要、很有貢獻，部門一日沒有主管便無法運作。這種管理模式，可說是一種嚴重的錯誤， 不僅部門成員的專業性不易提升，且部門運作容易陷入混亂。

　　有效管理一個部門的方法可分為兩個層面，首先，必須依照部門在整個組織當中 所扮演的角色來建構整個部門的運作系統與制度，並且將部門內的各個運作予以模組化；之後，再根據此一架構指定部門內成員的工作職掌。也就是說，要讓 每一位成員所扮演的角色，都能夠在部門的整個運作當中，找到一個明確的定位，以及與其他成員之間的相對位置，如此才能避免分工不清的情況發生，以 及「三不管地帶」的出現。緊接著，主管還必須針對每一個模組，設計出每一位成員（或部門內每一個功能運作）的細部作業方式與方法，如此，每 一位成員的工作才能夠有效率，並且達到一定程度的品質要求，同時也讓整個部門的運作形成一套完整的系統，而不是讓每一位部門成員各自為政。

　 　當主管在設計部門運作流程的同時，也已經能夠大致掌握到重要的運作指標，因此，建立部門運作的管理報表系統，是主管要有效管理一個部門的另一個重 要方法。理論上而言（亦即報表的設計是正確完善的情形下），報表可以充分反映出一個部門的實際運作狀況，透過管理報表，整個部門的運作狀況能夠一 目了然；主管精讀這些報表，即能掌握部門每日、每週、每月的運作狀況，並且從數字的異常來發現問題，進而做出適當的處置。

　　就實務上而 言，報表能夠發揮效用的地方非常廣泛。除了從數字的異常變化來發現運作上的問題，尋求解決之外；從報表當中也能夠找出部門運作效能上的瓶頸所在，從而找出 改善的方向；而主管平日的公文簽核當中，也必須透過報表的輔助，來作為裁量的依據。主管對於報表所透露之訊息的掌握程度，影響到此名主管的決策品質與考量 問題的深度，但經常出現的問題卻是，往往報表系統建立起來了，但主管並未花足夠的時間去詳讀報表，如此一來，花再多心力、建立再完善的報表 系統都是枉然！

　　主管在建立一個部門的運作與管理體系時，從運作系統的規劃、組織分工，一直到輔導員工準確、踏實地執行，而讓部門運作 進入正確的軌道，這是一個相當耗費時間，且相當需要講求技巧的過程，但這卻是部門能否正常運作的基礎。唯有員工順暢地運作各自的職掌，部門才能產生績效， 報表也才有準確的可靠度，而主管也才有時間與心力從事策略的擬定與專案的規劃。

　　當部門的運作系統建構起來、成員的分工清楚，並且運作 順暢之後，再透過管理報表的輔助，則主管平日的工作內容將形成以下的配置狀況：大約花5至10％的時間來精讀報表、發現問題；花30至40％的時間 處理運作上的問題，以及解決員工的個別問題；其餘50至60％的時間，則是用來擬定、推動部門的重要策略與計畫。唯必須注意的一點是，這樣的時間 分配並非固定不變的，比方說，當部門內人員出現流動，有新成員加入時，主管花在輔導員工的時間便會增加。

　　如此一來，將可兼顧部門日常 的運作，同時也有充分的時間與心力來規劃、推動專案，以提升部門的整體效能。而避免主管陷入每日窮於應付員工運作上產生的問題；或者如同橡皮圖章一般，日 復一日地忙於公文簽核的動作；又或者，將全部心力投入專案的規劃與推動，埋頭苦幹，卻形成單兵作戰，無暇顧及部門的日常運作，而顧此失彼。 (Y50401)

　 (本文取材自「聯強EMBA」，為聯強國際集團內部管理課程主題)






藤曰：

開一間店，通常大都是老闆跟員工在執行作業，
如果所經的業務是老闆跟員工都會的，
員工可以自己處理，老闆可以做其它事，
但如果員工不能處理，老闆就得下場去做。

員工的角色是什麼?分擔老闆的工作罷了~

如果員工資質不好，老闆還得檢查維修狀況，
員工資質好，老闆可以放心交件。

但是好壞各有優缺點，得一一的修正才行，
修正了，也才能看到成果，並給予加薪，
但如果修不正，就持平了。